MS Solutions dokumentu vadības sistēma darbojas tieši jūsu Microsoft 365 vidē — tas pats pieteikšanās, tā pati drošība, dati paliek jūsu Azure mākonī. Ieviešana aizņem 2–4 nedēļas, un sistēmu var izmantot visi darbinieki ar esošajām Microsoft 365 licencēm bez papildu izmaksām.
Dokumentu vadības sistēma
Sakārtota un automatizēta dokumentu vadība
Atrodiet dokumentus sekundēs. Saskaņojiet un parakstiet bez e-pastu ķēdēm un drukāšanas. Viss jūsu Microsoft 365 vidē.
Iespējas jau izmanto:
10+ gadu pieredze · 100+ ieviesti risinājumi · 30+ uzņēmumi
Pazīstami?
Meklēšana
Vadītājam steidzami vajadzīgs līgums. Neviens nezina, kurā mapē tas ir. Failu nosaukumi neko nepasaka. Kolēģis, kas "zina, kur viss atrodas" — ir atvaļinājumā.
Excel uzskaite
Dokumentu reģistrs ir Excel fails, ko uztur viens cilvēks. Ja viņš aiziet slimības atvaļinājumā — sistēma apstājas. Jaunie darbinieki nezina, kā failu nosaukt, kur saglabāt, ko ievadīt.
Darbs ar dokumentiem
Lai labotu dokumentu — lejupielādē, labo, augšupielādē atpakaļ. Vai sūta pa e-pastu — un tad vairs nezina, kurai versijai ticēt. Dublikāti, versijas, pārrakstītas izmaiņas.
Saskaņošana
Līgums jāsaskaņo ar trim cilvēkiem. Nosūta e-pastā. Viens aizmirst. Otrs labo citu versiju. Neviens nezina, kas saskaņoja un kas vēl nav. Procesa statuss — galvā vai e-pastos.
Parakstīšana
Līgums gatavs. Tagad — izdrukāt, parakstīt, noskenēt, nosūtīt otrai pusei, gaidīt, atgādināt, saņemt atpakaļ, manuāli saglabāt. Dienas vai nedēļas.
01
Nav jauna sistēma. Tas ir jūsu SharePoint.
- Tā pati Microsoft 365 pieteikšanās, tā pati drošība, tas pats administratoru panelis.
- Dati paliek jūsu Microsoft mākonī — jūsu vidē, jūsu izvēlētajā reģionā, jūsu atbilstības uzstādījumi.
- Var piekļūt katrs darbinieks ar Microsoft 365 Business Basic vai Standard licenci — bez papildu maksas par lietotāju.
- Ja pārtraucat sadarbību ar MS Solutions — viss paliek. Jūsu dati, jūsu sistēma, jūsu mākonis.
02
Sistēma pielāgojas jūsu procesam. Ne otrādi.
- Pamata risinājums darbojas uzreiz — pārbaudīta struktūra, lietota 10+ uzņēmumos.
- Katrs lauks, darbplūsma, automatizācija un saskarne ir maināma.
- Paplašiniet ar Power Automate, savienojiet ar ārējām sistēmām (grāmatvedība, ERP) caur API.
- Pielāgojiet paši, ar MS Solutions vai ar jebkuru citu Microsoft 365 partneri.
03
No dokumenta līdz parakstam — bez drukāšanas, skenēšanas un gaidīšanas.
Izveido
Atver kartiņu, aizpilda informāciju, sistēma piešķir numuru automātiski.
Strādā
Labo, komentē, konvertē uz PDF — viss sistēmā, bez lejupielādes. Pievieno uzdevumus kolēģiem — jurists pārskata līgumu, kolēģis sniedz komentāru.
Saskaņo un paraksta
Iesniedz saskaņošanai un parakstīšanai. Sistēma nosūta visiem — iekšējiem un ārējiem. Paraksta elektroniski ar eParaksts vai Dokobit. Parakstīts dokuments atgriežas sistēmā automātiski un visiem nosūtās kopijas.
Seko līdzi
Izseko dokumentu statusus, saņem automātiskus atgādinājumus par termiņiem, filtrē un meklē pēc jebkura parametra vai dokumentu teksta.
Sākam no pārbaudītas bāzes. Pielāgojam jūsu vajadzībām.
Pilna ieviešana: 1–4 nedēļas01
Uzstādīšana
Bāzes risinājums tiek uzstādīts jūsu Microsoft 365 vidē 1 nedēļas laikā.
02
Konfigurācija
Pēc nepieciešamības, izzinām jūsu procesus un dokumentu struktūru. Sekojoša konfigurācija un pielāgošana jūsu procesiem.
03
Nodošana un atbalsts
Galveno lietotāju instruēšana, sistēmas nodošana un turpmāks atbalsts, sistēmas attīstība.
Kāpēc ne mapju struktūra vai standarta DMS?
| Mapju struktūra + Excel | Standarta DMS | MS Solutions DMS | |
|---|---|---|---|
| Darbojas jūsu Microsoft 365 vidē | Daļēji | Pilnībā | |
| Pielāgojams jūsu procesiem | Ierobežoti — jūs pielāgojaties sistēmai | Pilnībā — sistēma pielāgojas jums | |
| Jūsu dati, jūsu mākonī | Lokāli vai haotiski | Piegādātāja serveros | Jūsu M365, jūsu datu mākonis |
| Maksa par lietotāju | — | Mēnesī par katru lietotāju | Nav maksas par lietotāju |
| Pielāgošana bez piegādātāja | Ierobežota vai neiespējama | Pilnībā | |
| Ieviešana | — | 1–2 nedēļas | 1 nedēļa bāze + konfigurācija (2–4 ned. kopā) |
| Saskaņošana un parakstīšana | Manuāli, pa e-pastu | Atkarībā no sistēmas | Iebūvēta — eParaksts, Dokobit |
Cik dokumentu haoss patiešām maksā jūsu uzņēmumam?
Strādājot ar 30+ uzņēmumiem, esam novērojuši, ka darbinieki dokumentu uzdevumiem — meklēšanai, saskaņošanai, parakstīšanai, reģistru uzturēšanai — tērē vidēji 30 minūtes līdz 1 stundu dienā. Aprēķinam izmantojam zemāko vērtību. Tas ir konservatīvs novērtējums. Nozares pētījumi norāda uz 1,8–2,5 stundām dienā kopumā (McKinsey Global Institute; IDC).
Aprēķina pieņēmumi:
- ·Darbinieka neto alga: 1 500 EUR/mēn.
- ·Kopējās darba devēja izmaksas (ar nodokļiem): ~2 500 EUR/mēn.
- ·Darba stundas mēnesī: 168 (21 diena × 8 stundas)
- ·Izmaksas stundā: 14,88 EUR
- ·Ar dokumentiem saistītais laiks dienā: 30 minūtes
- ·Iztērētās stundas mēnesī: 10,5 stundas
mēnesī uz darbinieku
156 EUR
Darbinieki
Mēnesī
Gadā
48% darbinieku regulāri nespēj atrast nepieciešamos dokumentus (Adobe Acrobat, 2023). Gandrīz 2 no 3 darbiniekiem ir nācies atkārtoti izveidot dokumentu, jo nevarēja atrast oriģinālu.
Iespējas jau izmanto
10+ gadu pieredze · 100+ ieviesti risinājumi · 30+ uzņēmumi
Biežāk uzdotie jautājumi
Vai sistēma darbojas ar mūsu esošo Microsoft 365?
Jā. Risinājums tiek uzstādīts tieši jūsu Microsoft 365 vidē — jūsu SharePoint, jūsu tenants. Nav nepieciešama papildu infrastruktūra vai jauni serveri.
Vai nepieciešamas papildu licences?
Nē. Visi lietotāji ar aktīvu Microsoft 365 Business Basic vai Standard licenci jau var izmantot sistēmu pilnvērtīgi. Nav maksas par lietotāju.
Cik ilgi aizņem ieviešana?
Bāzes risinājums tiek uzstādīts 1 nedēļas laikā. Kopā ar konfigurāciju, pielāgošanu un apmācībām — 2–4 nedēļas.
Vai var pielāgot mūsu procesiem?
Jā, pilnībā. Lauki, darbplūsmas, automatizācijas, saskarnes — viss ir maināms. Jums pieder risinājums bez IP ierobežojumiem.
Kas notiek ar mūsu esošajiem dokumentiem?
Vairākas iespējas, atkarībā no esošās sistēmas un migrācijas iespējām. Iespējams pārnest pakāpeniski, manuāli, vai arī pārnest bez pielāgošanas struktūrai, vai migrējot automātiski atbilstoši jaunajai struktūrai.
Kas notiek, ja pārtraucam sadarbību ar MS Solutions?
Nekas nemainās. Sistēma, dati un visa konfigurācija paliek jūsu Microsoft 365 vidē. Nav ko eksportēt — viss jau ir jūsu mākonī.
Ar kādām elektroniskā paraksta metodēm sistēma darbojas?
Sistēma izmanto eParaksts un Dokobit integrāciju. Tas nozīmē — visas Latvijā izmantotās autentifikācijas metodes (eParaksts, eParaksts mobile, Smart-ID), kā arī parakstīšana ārvalstu partneriem visā Baltijā, Skandināvijā un ES, izmantojot nacionālās eID metodes.
Vai ir iekļautas apmācības?
Jā. Ieviešana paredz galveno lietotāju apmācības. Galvenie lietotāji tālāk var apmācīt pārējos uzņēmuma darbiniekus.
Pēdējo reizi atjaunots: 2026. gada februāris