Microsoft 365 ir mākonī bāzēta platforma, kas piedāvā daudz un dažādas aplikācijas (programmas) uzņēmumu procesu digitalizācijai - digitāla datu pārvalde, ciešāka saziņa un sadarbība, padziļināta analītika u.c. Plašāk lasiet šeit.
Neskatoties uz plašajām Microsoft 365 izmantošanas iespējām, pamata iespējas un ieguvumi slēpjas uzņēmuma informācijas, datu un procesu strukturētā pārvaldē un automatizēšanā. Uzņēmumiem ir iespēja pārnest un uzturēt datus strukturētos, uzņēmumam pielāgotos reģistros. Jebkas no lietvedības dokumentiem, līdz rēķiniem, darbinieku un inventāra sarakstiem, projektu sarakstiem u.t.t. Šie reģistri kaut kādā ziņā ir līdzīgi ierastām Excel tabulām, tomēr sniedz daudzas papildus iespējas, kas vispārīgi tiks apskatītas zemāk.
Starptautisks izpētes un konsultēšanas uzņēmums Forrester veica pētījumu saistībā ar ietekmi, ko rada Microsoft 365 pieejamo automatizācijas rīku izmantošanu. Mērķis bija noskaidrot potenciālos ienākumus no kapitāla ieguldījumiem (ROI - Return on Investment) uzņēmumiem ieviešot un izmantojot šos pieejamos automatizācijas rīkus.
Rezultāti:
199% | 26 660h | $1.41M | 27.4% |
ROI jeb potenciālie ienākumi no kapitāla ieguldījumiem 3 gados | Ietaupītas darbinieku stundas gadā | Izmaksu ietaupījums 3 gados no darbinieku patērētā laika samazinājuma | Kļūdu samazinājums palielinātas automatizācijas dēļ |
1. Strukturēta informācijas un datu uzturēšana
Microsoft 365 pieejamā aplikācija SharePoint ļauj uzņēmumiem veidot internetā (WEB) bāzētus informācijas un dokumentu reģistrus. Reģistri tiek būvēti pilnībā atbilstoši uzņēmuma vajadzībām un tie ļauj:
Definēt aizpildāmos laukus, lai reģistrā varētu pievienot jaunu ierakstu. Tas ir, uzņēmums definē jauna ieraksta izveides kartiņu. Kādi lauki jāaizpilda? Kuri ir obligāti aizpildāmi lauki? u.c.
Definēt reģistra kolonnu attēlojumu, izvietojumu, kā arī saglabāt reģistru dažādos skatos, atkarībā no vērtībām kolonnās.
Pievienot reģistros dokumentus.
Brīvi filtrēt, grupēt un kārtot kolonnas atbilstoši vajadzībām.
Meklēt informāciju vienā vai uzreiz vairākos reģistros, izmantojot "Google" veida meklētāju. Šajā gadījumā informācija tiek meklēta gan reģistru kolonnās, gan pašu dokumentu tekstā.
Skatīt reģistra ierakstu un dokumentu vēsturi, un atgriezt iepriekšējās versijas.
Definēt piekļuves dažādos veidos (iespēja labot, tikai lasīt u.c.) pie reģistra vai pat pie atsevišķiem ierakstiem.
Sinhronizēt reģistru dokumentus lokāli uz datoru mapes veidā.
Koplietot (Share) reģistru ierakstus un dokumentus, un darboties tajos vienlaicīgi.
Piekļūt datiem no datora, planšetes un mobilajām iekārtām arī ārpus biroja.
Šos reģistru ir iespējams pastāvīgi papildināt un labot, kā arī savstarpēji saslēgt un pieslēgt automātikas iespējas.
Piemēram, uzņēmums var veidot lietvedības reģistrus, kuros uztur uzņēmuma vēstules (saņemtās un nosūtītās), līgumus, aktus, pilnvaras, rīkojumus u.c., definējot aizpildei nepieciešamās kolonnas, kā, piemēram, dokumenta datums, dokumenta numurs, sadarbības partneris, spēkā esamības termiņš, saistītās personas, saistītais cits dokuments u.c. Ārpus lietvedības tie var būt arī inventāra reģistri, grāmatvedības reģistri (kā, piemēram, rēķini), projektu vai pasūtījumu reģistri un jebkas cits, kas uzņēmumam nepieciešams.
2. Procesu automatizācija
Sakārtojot dokumentus strukturētā veidā, uzņēmums var ieviest automatizāciju, balstoties uz uzņēmuma procesiem.
Automatizācijas izveidē tiek izmantots Microsoft Power Automate. Šī aplikācija ļauj būvēt automātiskus procesus, pilnībā pielāgojot tos uzņēmuma vajadzībām. Aplikācija satur "darbību soļus", kurus iespējams savstarpēji likt kopā, savienot - ja kaut kas notiek, tad izdarīt to, un tad to, u.t.t.
Iespējams savstarpēji saslēgt gan iekšējās Microsoft 365 aplikācijās, gan pieslēgties un procesos iesaistīt ārējās, izmantojot gatavus risinājumus, programmētu saskarni vai arī robotu procesu automatizāciju (RPA). Pieejamās jau gatavās veidnes vispārīgai iespēju izpratnei - Microsoft veidnes.
Biežāk lietotās iespējas:
Sūtīt atgādinājumus par reģistra ierakstu derīguma termiņiem u.c.
Sūtīts paziņojums, ja notiek kādas darbības reģistros
Pārvietot automātiski reģistru ierakstus vai dokumentus uz citiem reģistriem
Sūtīt reģistra ierakstu vai dokumentu saskaņošanai pēc uzņēmuma noteiktas saskaņošanas secības
Izveidot darba vidi un dokumentu mapju struktūru jauna projekta realizācijai
Noslēgumam
Uzņēmumu efektivitātes pamatā ir procesu izpilde iespējami īsākā laikā un patērējot mazāk resursus. Efektivitātes uzlabošana sākas ar procesu sakārtošanu, definējot vienotu veidu darbinieku apmaiņai ar datiem un to uzturēšanai. Parasti tas rezultējās dažādu iekšējo noteikumu un instrukciju veidā.
Izmantojot Microsoft SharePoint un Power Automate iespējas, pirmkārt, uzņēmumi šos procesus var ierobežot izpildei tikai noteiktā veidā. Tas ir, digitāli risinājumi strukturē datu uzturēšanu un apmaiņu, liedzot iespējas novirzēm, kā arī paverot iespējas tālākai analītikai (piemēram, Power BI) u.c.
Otrkārt, uzņēmumam automatizējot manuālos procesus, tiek būtiski samazināta nepieciešamā darbinieku iesaiste. Darbinieki var pievērsties citiem darbiem, procesi izpildās ātrāk un būtiski samazinās kļūdu skaits.
MS SOLUTIONS specializējas Microsoft 365 risinājumu izstrādē, konsultēšanā un apmācībās. Sazinieties ar mums, lai varam izskatīt Jūsu biznesa vajadzības un piedāvāt optimālāko risinājumu to sasniegšanai. |