Kā parakstīt dokumentu ar eParakstu, neizejot no SharePoint

Ja SharePoint ir pievienots eParaksta risinājums, dokumentu var parakstīt tieši bibliotēkā: atlasa failu, izvēlas "Parakstīt" vai "Nosūtīt parakstīšanai", apstiprina ar eParaksts mobile, un parakstītais fails atgriežas tajā pašā mapē. Latvijā šāds paraksts ir līdzvērtīgs pašrocīgam. 2025. gadā ar e-parakstu dokumenti parakstīti 18,3 miljonus reižu, 61 % no tiem ar eParaksts mobile (LSM, LVRTC dati).

Jautājums ir praktisks. Pēc Google datiem Latvijā "parakstīt dokumentu" meklē ap 720 reižu mēnesī, bet "edoc" ap 4 400 reižu (Google Ads Keyword Planner, MS Solutions analīze). Arī mūsu klienti par to jautā bieži: pēdējā gada laikā parakstīšana dokumentu sistēmā tika skarta 24 atbalsta pieteikumos un vismaz 9 klientu pieprasījumos (MS Solutions dati).

Šajā rakstā: kāpēc ierastais ceļš "lejupielādēt, parakstīt, augšupielādēt" rada haosu, kurš e-paraksts Latvijā ir līdzvērtīgs pašrocīgam, kā parakstīšana notiek SharePoint, kad izvēlēties eDOC un kad PDF, un kad pietiek ar Microsoft vai ārzemju rīkiem.

Kāpēc "lejupielādēt, parakstīt, augšupielādēt" rada haosu

Tipisks ceļš, kā uzņēmumā paraksta līgumu, kas glabājas SharePoint:

1. Darbinieks lejupielādē līgumu no SharePoint savā datorā.
2. Atver eparaksts.lv, augšupielādē failu un paraksta.
3. Lejupielādē parakstīto eDOC failu.
4. Nosūta to partnerim e-pastā un gaida atbildi.
5. Saņem partnera parakstīto failu un augšupielādē to atpakaļ SharePoint.

Katrā solī rodas vēl viena kopija: mapē "Lejupielādes", e-pastā, partnera datorā. Pēc nedēļas neviens vairs droši nezina, kurš fails ir galīgais un kurš jau ir parakstīts. Ja darbinieks aizmirst pēdējo soli, parakstītais līgums paliek viņa e-pastā, nevis uzņēmuma bibliotēkā.

Kurš e-paraksts Latvijā ir līdzvērtīgs pašrocīgam

Elektronisko dokumentu likuma 3. panta 2. daļa ir skaidra: "Elektroniskais dokuments uzskatāms par pašrocīgi parakstītu, ja tam ir drošs elektroniskais paraksts" (likumi.lv). Drošs elektroniskais paraksts ir tas pats, ko ES regula 910/2014 (eIDAS) sauc par kvalificētu elektronisko parakstu. Regulas 25. pants to pielīdzina parakstam ar roku un nosaka, ka to atzīst visās ES dalībvalstīs (EUR-Lex).

eParaksts ir drošs elektroniskais paraksts. LVRTC to formulē vienkārši: ar eParakstu parakstītam dokumentam ir tāds pats juridiskais spēks kā ar roku parakstītam papīra dokumentam (eparaksts.lv). Latvijā eParaksts mobile lieto 555 000 cilvēku, un ID karte ar aktīvu e-parakstu ir 1,3 miljoniem iedzīvotāju (LVRTC dati, LSM).

Citi e-paraksti nav nederīgi. eIDAS 25. panta 1. daļa aizliedz e-parakstu noraidīt tikai tāpēc, ka tas nav kvalificēts. Taču pašrocīgam parakstam tos pielīdzina tikai tad, ja puses par to iepriekš rakstiski vienojušās. Šī vienošanās jāparaksta uz papīra vai ar drošu e-parakstu. Apritē ar valsts un pašvaldību iestādēm vajadzīgs drošs e-paraksts un laika zīmogs vai šāda iepriekšēja vienošanās.

Kāds paraksts ir Microsoft 365

Microsoft 365 ir savs parakstīšanas rīks eSignature, kas darbojas ar PDF un Word dokumentiem SharePoint vidē. Microsoft pats norāda, ka tas izmanto vienkāršu elektronisko parakstu eIDAS izpratnē (Microsoft Learn). Tas maksā 2 ASV dolārus par pieprasījumu, kurā var būt līdz 10 parakstītājiem, un par to norēķinās ar Azure abonementu (Microsoft Learn). Ārējie parakstītāji piekļūst dokumentam kā viesi jūsu Microsoft 365 vidē.

Tātad līgumam ar Latvijas partneri, ar kuru nav iepriekšējas rakstiskas vienošanās, Microsoft iebūvētais paraksts nav līdzvērtīgs pašrocīgam. eParaksts ir.

Kā parakstīšana notiek SharePoint

Ar eParaksta risinājumu SharePoint dokumentu bibliotēkas komandjoslā parādās poga "eSign" ar trim iespējām.

Parakstīt. Jūs parakstāt atlasītos failus ar savu eParakstu. Atveras eParaksta logs, jūs apstiprināt parakstu eParaksts mobile lietotnē, un parakstītais fails tiek saglabāts tajā pašā mapē blakus oriģinālam.

Nosūtīt parakstīšanai. Jūs izvēlaties kolēģus no uzņēmuma darbinieku saraksta vai ierakstāt ārēja partnera e-pasta adresi. Katram parakstītājam var norādīt kārtas numuru, ja jāparaksta secīgi, un pievienot piezīmi. Formātu izvēlas no trim: PDF, eDOC vai ASiC-E.

Parakstītāji saņem uzaicinājumu e-pastā un paraksta ar eParakstu. Ārējam partnerim nav vajadzīgs jūsu Microsoft konts. Kad visi ir parakstījuši, gatavais fails atgriežas bibliotēkā, un statusā redzams, kuri jau ir parakstījuši.

Pārbaudīt. Atlasiet vienu failu, un redzēsiet dokumenta priekšskatījumu un visu parakstu sarakstu, ieskaitot parakstus, kas dokumentā bija jau pirms tam.

Viens dokuments var būt līdz 24 MB, viena parakstīšana kopā līdz 30 MB.

Godīgi jāsaka divas lietas. Pirmkārt, parakstīšanas brīdī dokuments tiek nodots parakstīšanas pakalpojumam un LVRTC parakstīšanas platformai, tātad šajā brīdī tas atstāj jūsu Microsoft 365 vidi. Oriģināls un parakstītais fails glabājas jūsu SharePoint. Otrkārt, šis risinājums paraksta ar eParakstu. Smart-ID tajā šobrīd netiek atbalstīts.

eDOC vai PDF: ko izvēlēties

PDF der, ja parakstāt vienu PDF failu. Paraksts atrodas pašā failā, un adresāts to atver ierastajā PDF lasītājā. Vairākus failus vienā parakstīšanā apvieno eDOC vai ASiC-E konteinerā.

eDOC ir Latvijā ierastais konteiners, kurā var būt vairāki faili un vairāki paraksti, piemēram, līgums ar trim pielikumiem. Ja partneris atsūta jau parakstītu eDOC failu, labs risinājums jūsu parakstu pievieno tajā pašā failā blakus iepriekšējiem. Slikts risinājums ietin partnera failu jaunā eDOC failā, un rezultāts ir "matrjoška" ar parakstiem dažādos līmeņos.

ASiC-E ir ES vienotais konteinera formāts (eparaksts.lv). Tas noder, ja partneris ir ārvalstīs.

eDOC failu bez papildu programmām var atvērt un pārbaudīt portālā eparaksts.lv, sadaļā "Pārbaudīt vai parakstīt", kurā var augšupielādēt failu līdz 32 MB.

Ja parakstāt ar eID karti

2026. gada maijā VARAM un LVRTC brīdināja, ka no 9. decembra vairāk nekā 346 000 eID karšu ar mikroshēmu "Cosmo 8.1" var zaudēt iespēju parakstīt dokumentus. Ministrija norādīja, ka kopā ar LVRTC izstrādā risinājumu, un ieteica lietot eParaksts mobile, ko izmaiņas neskar (LSM). Pārbaudīt savu karti var vietnē reg.eparaksts.lv/eidinfo.

Kad pietiek ar Microsoft vai ārzemju rīkiem

Mūsuprāt, vienkāršs Microsoft 365 paraksts var derēt iekšējiem apstiprinājumiem un darījumiem ar partneriem, ar kuriem jau ir rakstiska vienošanās par šādu parakstu. PDF dokumentiem Microsoft 365 eSignature var izmantot arī Adobe Acrobat Sign un Docusign kā parakstīšanas pakalpojumu. Pirms izvēlaties ārzemju rīku, pārbaudiet, vai tas nodrošina kvalificētu parakstu un cik tas maksā par katru lietotāju vai pieprasījumu. Sīkāk to salīdzināsim atsevišķā rakstā.

eParaksts ir vajadzīgs, ja:

• slēdzat līgumu ar Latvijas partneri bez iepriekšējas vienošanās par e-parakstu;
• dokuments ir paredzēts valsts vai pašvaldības iestādei;
• likums prasa glabāt dokumenta oriģinālu (Elektronisko dokumentu likuma 4. pants).

Kā sākt

1. Pārbaudiet, kur šodien nonāk parakstītie līgumi. E-pastā, lejupielādēs vai SharePoint bibliotēkā?
2. Vienojieties, kuriem dokumentiem vajag drošu e-parakstu. Piemēram, līgumi, pilnvaras un dokumenti iestādēm.
3. Pārliecinieties, ka parakstītājiem ir eParaksts mobile. Īpaši tiem, kas līdz šim parakstījuši ar eID karti.
4. Pievienojiet parakstīšanu dokumentu vadībai. Ja dokumentu vadībai SharePoint vidē ar reģistru, numerāciju un saskaņošanu pievieno eParakstu, līgumu sagatavo, saskaņo, paraksta un glabā vienā vietā.

MS Solutions izstrādā dokumentu vadības un citus SharePoint risinājumus tieši jūsu Microsoft 365 vidē, un parakstīšana ar eParakstu ir viena no to iespējām. Darbinieki paraksta turpat, kur strādā ar dokumentiem, un parakstītais līgums nonāk tajā pašā bibliotēkā. Visus mūsu risinājumus skatiet šeit.