top of page

Microsoft 365? Plašās iespējas uzņēmumu procesu transformācijai

Updated: Aug 24, 2023


 

Ievads


Digitālajā laikmetā, kad sadarbība, efektivitāte un inovācijas ir būtiski biznesa veiksmes faktori, pareizo digitālo rīku pieejamība var radīt milzīgu atšķirību. Tomēr uzņēmumi bieži pilnībā neapzinās šo dažādo digitālo rīku iespējas un n


eizmanto tās pilnā mērā. Tas īpaši attiecas uz Microsoft 365, kas agrāk bija pazīstama kā Office 365. Bieži vien to uztver kā vienkārši licenci, kas nodrošina, Word, Excel un Outlook, rezultātā izmantojot tikai 10-20% no šīs platformas iespējām. Tomēr šī platforma ir daudz vairāk un šie pieminētie rīki ir tikai aisberga redzamā daļa. Microsoft 365 ir kā Šveices armijas nazis biznesa rīku pasaulē, piedāvājot iespējas, kas ievērojami pārsniedz šos labi zināmos rīkus.

Personīgi ar Microsoft 365 darbojos jau vairāk, ka 7 gadi. Pirms pilnībā nodoties darbam ar šo platformu, es darbojos, kā uzņēmumu iekšējajai resurss, izstrādājot, efektivizējot un digitalizējot biznesa procesus. Šo darbu liela sastāvdaļa bija dažādu digitālo rīku ieviešana, jo tie vislabāk ļauj sakārtot un arī efektivizēt procesus. Gan visaptverošas ERP sistēmas, gan atsevišķas programmas specifiskām vajadzībām.

Šo dažādo rīku uzturēšana un savstarpēja procesa nodrošināšana parasti kļuva izteikti sarežģīta, kā arī risinājumus lielākoties nebija iespējams nekādi pielāgot uzņēmuma specifikai.

Microsoft 365 atklāšana bija pagrieziena punkts. Tas spēja apvienot daudzas biznesa vajadzības vienā platformā un piedāvāt vēl nebijušu pielāgošanas iespējas bez laikietilpīgas un dārgas programmēšanas.Platforma ne tikai vienkāršoja šo digitālo ainavu, bet arī padarīja biznesa procesus efektīvākus un pārvaldāmākus.

Šajā rakstā mēs apskatīsim - kas ir Microsoft 365. Īsi un vispārīgi apskatīsim vienas no jaudīgākajām aplikācijām šajā platformā, kuras ir vērts zināt, kā Office, Outlook, OneDrive, SharePoint, Power Platform aplikāciju kopums un Microsoft Teams. Es ceru, ka šī raksta beigās jūs iegūsiet dziļāku izpratni par Microsoft 365, kas pārsniedz Word dokumentus un e-pastu. Pat apskatot šīs iespējas vispārīgi, esmu pārliecināts, ka jūs redzēsiet, kā šī platforma var ievērojami veicināt jūsu biznesa izaugsmi. Tātad, bez liekiem vārdiem, dodamies šajā apskatā!


 

Kas kopumā ir Microsoft 365?


Microsoft 365 ir vairāk nekā tikai produktivitātes rīku kolekcija - tā ir visaptveroša, mākoņtehnoloģiju balstīta platforma, kas radīta, lai apmierinātu plašu uzņēmumu vajadzību spektru. Šī platforma satur vairāk, kā 20 dažādas aplikācijas dažādu uzņēmuma vajadzību īstenošanai. Jūs tās varat lietot atsevišķi vai savstarpēji saslēgt ar automātikas palīdzību. Piemēram, saņemot ziņu Outlook, saglabāt to SharePoint, nosūtīt to saskaņot Microsoft Teams u.t.t.


Microsoft 365 aplikācijas

Šī spēja saslēgt visu vienā platformā likvidē vajadzību pēc vairākām atsevišķām programmatūras risinājumiem, kur katram ir sava lietotāja saskare, lietošanas specifika un cits. Tā vietā jūsu komanda var darboties vienā platformā, izmantot vienlīdz saprotamu interfeisu, viegli koplietot datus un visas aplikācijas var ērti savstarpēji saslēgt, bez sarežģītu integrācijas risinājumu izstrādes.


Microsoft 365 īsteno "bez koda/zema koda" pieeju, ļaujot pat lietotājiem ar zemu vai nekādu programmēšanas pieredzi pielāgot un veidot dažādus pamata risinājumus, darba plūsmas un datu vizualizācijas. Šie uzņēmumalietotāji, uzkrājot zināšanas un izstrādes pieredzi, var pakāpeniski uzņemties arvien sarežģītākus uzdevumus. Tāpat sarežģītākām prasībām un risinājumiem uzņēmumi var vienkārši meklēt ārējo ekspertu palīdzību, kuri specializējas Microsoft 365. Šāda pielāgojamība nozīmē, ka Microsoft 365 attīstās līdz ar jūsu uzņēmuma vajadzībām un prasmju līmeni, sākot ar vienkāršām un pakāpeniski attīstot tās visaptverošos automatizācijas risinājumos. Uzņēmums var virzīties pa soļiem, savā tempā, kas ļauj arī efektīvāk apgūt platformu, ieviest pārdomātākus risinājumus un atļaut pietiekamu laiku darbiniekiem uzņemt katras procesu pārmaiņas.


Kā ar licencēm un izmaksām? Licencēšana notiek par katru lietotāju mēnesī. Sīkāk par izmaksām un licenču veidiem varat skatīt Microsoft 365 mājaslapā. Tomēr kopumā pilnvērtīga biznesa tipa licence izmaksā ap 12 EUR par vienu lietotāju mēnesī. Šī licence ļauj piekļūt gan standarta nepieciešamajai Office pakai, gan Outlook, iegūt mākoņglabātuvi, kā arī visas pārējās Microsoft 365 aplikācijas un to iespējas.


Kā tas viss izskatās praksē? Apskatīsim tālāk vispārīgi būtiskākās platformas aplikācijas.


 

Dziļāks ieskats Microsoft 365?


Office


Vecais, labais Word, Excel un PowerPoint - kurš gan nav pazīstams ar tiem? Ar Microsoft 365 jūs saņemat visas šīs pazīstamās aplikācijas, un ar dažādiem jaudīgiem papildinājumiem. Piemēram, dokumentus varat labot pa tiešo mākonī un pārlūkā,. Darboties ar tiem vienlaicīgi visas komandas ietvaros, un izmaiņas, dokumenta versijas saglabājas automātiski. Piekļūstiet dokumentiem jebkur gan no datora, gan mobilajām iekārtām, izmantojot speciālas Office mobilās aplikācijas. Turklāt jums vienmēr ir pieejama šo rīku jaunākā versija un saistītās tehnoloģijas. Tātad, ar Microsoft 365 jūs saņemat klasisko Office paketi, ko pazīstat un izmantojat, tikai ar svaigu un modernu pieskaņu.


Outlook


Outlook nav tikai tipisks e-pasta klients - tas ir komunikācijas spēkavots ar tik daudzām iespējām, ka tās ir grūti uzskaitīt. Kopā ar funkcionāli plašu un 50GB ietilpīgu e-pastu, Outlook izceļas ar savu spēcīgo kalendāru funkcionalitāti. Kalendāru koplietošanas iespēja ļauj koordinēt plānošanu visā jūsu komandā. Veidojiet kopīgos kalendārus, skatiet kolēģu kalendārus un cits. Papildus savienojiet Outlook ar citiem Microsoft 365 rīkiem, izmantojot Power Automate un tādējādi atverot durvis automatizētai e-pasta pārvaldībai. Vai tā ir automatizēta saņemto e-pastu un to satura saglabāšana, vai iekšējo paziņojumu un atgādinājumu izsūtīšana, vai automatizētu mārketinga e-pastu nosūtīšana, vai citu uzdevumu vienkāršošana. Kā jau ierasts ar Microsoft 365 - jūs Outlook varat piekļūt caru pārlūku, instalēt aplikāciju datorā, kā arī instalēt mobilās aplikācijas mobilajos telefonos un planšetēs.


OdeDrive


OneDrive varētu tiek ir jūsu personīgais dokumentu seifs, piedāvājot katram lietotājam ievērojamu 1TB glabāšanas tilpumu. Tomēr, tā nav tikai glabātuve. Jums ir iespējams failus pārvaldīt pa tiešo aplikācijā bez lejupielādēm, tos koplietot, kā arī ērti pievienot caru pārlūku, lokāli sinhronizētu mapi vai pat skenējot caur mobilo aplikāciju. Jūsu dokumenti vienmēr ir jums līdzi, pieejami no jebkuras ierīces, jebkurā vietā un jebkurā laikā. Tomēr šeit ir jāatceras, ka OneDrive ir paredzēts personīgai lietošanai, parasti koplietojot dokumentus šaurā lokā.

Uzņēmuma dokumentu pārvaldei, kas parasti pieprasa plašāku koplietošanu un efektīvāku pārvaldi, krietni atbilstošāks ir cits Microsoft 365 rīks - SharePoint.


SharePoint


SharePoint, kas ir dokumentu pārvaldības rīks ar vairāk nekā 20 gadiem tirgū, attīsta veidu, kā uzņēmumi apstrādā dokumentus. Tas kopumā pastāvīgi un plaši attīstās, un mainās, un pēdējās lielākās izmaiņas ir tieši tā pāreja no lokāla risinājuma (On-premises) uz mākoni (Online), pilnībā mainot dizainu no klasiskā uz moderno. Jāsaka, ka, ja kaut kad nākas dzirdēt kaut ko negatīvu par SharePoint, tad tas vienmēr ir bijis par klasisko, vēl veco SharePoint un būtībā arī pavisam citu Microsoft. SharePoint ļauj pāriet uz nākamo dokumentu un informācijas pārvaldes evolūcijas soli. Uzņēmumiem ir iespējams aizstāt tradicionālās dokumentu mapes un neskaitāmos Excel failus, un tabulas ar strukturētiem informācijas reģistriem tiešsaistē. Ar dokumentiem varat darboties pa tiešo pašā SharePoint, neprasot tos lejupielādēt. Darbojieties dokumentos vienlaicīgi, vienkārši koplietojiet tos bez vajadzības sūtīt e-pastā un aizstājiet manuālu versiju veidošanu. Būtībā SharePoint nodrošina, ka visiem vienmēr ir pieeja visjaunākā versija.

Saslēdziet SharePoint ar Power Automate un automatizējiet dokumentu, un informācijas pārvaldes procesus - dokumentu apstiprināšana, elektroniskā parakstīšana, dokumentu statusa kontrole, paziņojumi un cits. Būtībā jūs varat automatizēt gandrīz visu, balstoties tieši uz jūsu uzņēmuma vajadzībām. Automatizācija sekojoši strukturē procesus, samazina manuālo darbu un protams paātrina to izpildi. Piemēram, iestrādājot automātiskas elektroniskas parakstīšanas plūsmu, jūs varat paātrināt šo procesu vairāk pat par 5 reizēm un jūsu iesaiste ir vajadzīga tikai vienreiz sākumā, aktivizējot procesu.


Power Platform


Microsoft Power Platform ir Microsoft 365 rīku kopa, kas sastāv no Power Automate, Power Apps, Power BI, Power Virtual Agents un Power Pages.Tā nodrošina visaptverošus risinājumus datu analītikai, pielāgotu aplikāciju izstrādei, procesu automatizācijai un citam, izmantojot jau iepriekš minēto bez koda/zema kodapieeju. Apskatīsim šīs aplikācijas nedaudz padziļinātāk.


Power Automate

Vai jums kādreiz ir bijusi vēlēšanās automatizēt ikdienišķas, manuālas darbības? Power Automate to padara iespējamu. Tas ir viens no jaudīgākajiem un varbūt pat pats jaudīgākais rīks Microsoft 365, jo tas ļauj automatizēt praktiski jebko. Sākot no vienkāršu paziņojumu iestatīšanas līdz sarežģītu daudzu pakāpju un darbību biznesa procesu izveidei.


Jūs varat saslēgt visas aplikācijas, kas ir Microsoft 365 ietvaros, kā arī pieslēgties pie ārējām programmām, izmantojot vairāk, kā 300 gatavus savienojumus. Ja nav savienojuma, tas nekas, var izmantot API integrācijas, saņemt un sūtīt pieprasījumus. Vēl vairāk, jūs varat arī izmantot RPI jeb "Robotic Process Automation", kas ļauj darbināt robotu, kurš datorā izpilda jūsu iepriekš iestatītas darbības - jūs ierakstāt, kas ir jādara, un robots to var darīt 24/7 bez jūsu iesaistes, saņemot atbilstošu iniciatoru (trigger). Galu galā, izmantojiet Power Automate, lai pieslēgtos pie Microsoft Azure servisiem, kas ir jau pavisam cita ekosistēma ar Microsoft kognitīvajiem servisiem, kā datorredze, mākslīgais intelekts t.sk. ChatGPT, mākonī darbināmas programmas jeb Azure Functions un daudz, kas cits.


Runājot par pamata Power Automate, tad tās ir darba plūsmas. Jums ir pieejamas darbības, kuras jūs liekas kopā noteiktā plūsmā, norādot, kas sistēmai ir jādara soli pa solim.


Power Apps

Power Apps ļauj veidot pilnībā pielāgotas aplikācijas, kuras jūs varat lietota gan uz datoriem, gan mobilajām iekārtām. Kopumā Power Apps tiek izmantots tad, kad tiek sasniegtas SharePoint pielāgošanas iespēju robežas, vai arī ir nepieciešama, kāda paplašināta funkcionalitāte.

Piemēram, aplikācija apsekošanai, kur darbiniekiem ir pieejama aizpildāma anketa ar iespēju saņemt klienta parakstu ar pirkstu uzreiz turpat aplikācijā. Aplikācijas ražošanas progresa un laika fiksēšanai, neatbilstību fiksēšanas aplikācijas un daudzas citas. Ja jums ir jau šobrīd kaut kas padomā, tad visticamāk to var izveidot.

Joprojām tā ir "bez koda/zema koda" pieeja, kas nozīmē, ka plaši pielāgotu aplikāciju jūs varat izveidot ātrāk un ar zemākām investīcijām.


Power BI

Power BI ir viens no pasaulē populārākajiem analītikas rīkiem. Tasspēj pieslēgties plašam klāstam datu avotu un attēlot šos datus vizuālos grafikos, atskaitēs. Tāds būtiski uzlabots pazīstamais Microsoft Excel Pivot. Power BI atskaites ir dzīvas jeb jūs varat dinamiski izvēlēties jums interesējošās pozīcijas, un atskaite pārveidojas atbilstoši. Jūs pat varat palūgt palīdzību mākslīgajam intelektam, lai tas piedāvā iespējamos iemeslus, kāpēc dati ir mainījušies noteiktā veidā.


Šādi jūs varat veidot vienmēr pieejamas un dzīvas pārdošanas, finanšu, ražošanas un cita veida atskaites, kas jums pieejamas jebkur un atjaunojas automātiski, balstoties uz datiem datu avotos.


Power Virtual Agents

Power Virtual Agents ir ar mākslīgo intelektu apveltīti tērzēšanas roboti, "čatboti". Tie var automatizēt dažādus uzdevumus, sākot no atbildēšanas uz klientu jautājumiem līdz darbinieku atbalstam un procesu automatizācijai personāla vadībā, IT pakalpojumos, un daudz citur.


Power Pages

Power Pages sniedz uzņēmumiem iespēju veidot iekšējos un ārējos tīmekļa portālus vai lapas bez programmēšanas, nodrošinot bez autentifikācijas un autentifikācijas pieeju šiem portāliem. Piemēram darbinieku iekšējie portāli, aptauju lapas, kā arī tādi paši ārējie klientu portāli, produktu katalogu lapas un cits.


Izveides procesu veido vienkārša elementu ievilkšana un izvietošana lapas struktūrā, ļaujot šādas lapas veidot pavisam ātri un tajā pašā brīdī nodrošinot to integritāti ar pārējo Microsoft 365 platformu.


Teams


Microsoft Teams bieži tiek uzskatīts, kā vienkāršs tērzēšanas un tiešsaistes sapulču rīks. Tomēr tas daudz vairāk.


Teams ir centrāla aplikācija, darba panelis. Tas ļauj apvienot visas Microsoft 365 aplikācijas un to iespējas vienā vietā, ar pieejamību gan no datoriem, gan mobilajām iekārtām.

Sākot ar jūsu SharePoint intranetu, kalendāru, uzdevumiem, iekšējiem saskaņojumiem, Power BI analītiku, Power Apps aplikācijām un vēl daudz vairāk. Iekšējai komunikācijai un datu apmaiņai izmantojiet darbu grupas, un čatus.


Būtībā jūsu darba diena var sākties ar Teams, kur jums ir pieejams viss nepieciešamais efektīvai darbu izpildei atrodoties ofisā un ārpus tā, ceļā.


 

Kopsavilkums


Noslēdzot šo vispārīgu Microsoft 365 apskatu, atkārtosim, kāpēc šī platforma var sniegt nozīmīgu pienesumu uzņēmumu procesu sakārtošanai un efektivitātes celšanai.

Microsoft 365 piedāvā vienotu, centralizētu platformu, kas ir orientēta uz dažādu uzņēmējdarbības vajadzību risināšanu vienuviet. Tā ļauj uzņēmumiem izstrādāt un pielāgot risinājumus tieši to unikālajām vajadzībām un izvairīties no kompleksām integrācijām, kas parasti nepieciešamas, izmantojot dažādas, neatkarīgas programmas. Platformas "bez-koda/zema-koda" pieeja nodrošina, ka pat tie, kuriem ir minimālas tehniskās zināšanas, var sākt izstrādāt risinājumus. Laika gaitā, apgūstot platformu, uzņēmumu iekšējie resursi var pakāpeniski risināt arī sarežģītākus uzdevumus. Tāpat, ja uzņēmumam nav atbilstošu iekšējo resursu un sarežģītāku vajadzību risināšanai vienmēr ir iespējams piesaistīt palīgā arī ārējos resursus, izstrādes uzņēmumus.


Licence sniedz jums vairāk, kā 20 dažādās aplikācijas pamata darbu izpildei, sākot ar pilnu Office paku, ietilpīgu e-pastu un mākoņglabātuvi. Papildus pamata aplikācijām, jūs iegūstat vidi, kurā jūs varat veidot citus risinājumus, kas pamatā joprojām izmantos tās pašas licences.


Microsoft tirgus kapitalizācija uz 2023.gada 3.ceturksni ir 2.5 triljoni ASV dolāru. Tas ļauj kompānijai masīvi investēt jaunās tehnoloģijās un ietvert tās Microsoft 365 platformā, ļaujot arī platformas lietotājiem būt pastāvīgā tehnoloģisko attīstības iespēju priekšgalā.


Patiesi aicinu jūs izpētīt sīkāk Microsoft 365 un, kā tas jau šobrīd var jums palīdzēt. Neatkarīgi no tā, vai esat individuāls komersants, mazs uzņēmums vai liela korporācija, šī platforma var pārveidot veidu, kā jūs darbojaties ikdienā.


Ja vēlaties padziļināt savas zināšanas par Microsoft 365, tīmeklī ir pieejams daudz resursu. Microsoft veidoti mācību materiāli un rokasgrāmatas. Tāpat YouTube video, dažādi blogu raksti tīmeklī, forumi un citi. Šeit būs dažas noderīgas saites.

 

Mācību materiāli:

  1. Learn Microsoft: https://learn.microsoft.com/lv-lv/ Microsoft mācību platforma ar kursiem, rokasgrāmatām, sertifikāciju u.c.

  2. Microsoft 365 YouTube iesācējiem: https://www.youtube.com/results?search_query=microsoft+365+beginners YouTube video kolekcija paredzēta iesācējiem.

Uzziniet vairāk par rakstā apskatītajām aplikācijām:




Comments


bottom of page